Матрица Эйзенхауэра – ваш надежный помощник

Матрица Эйзенхауэра – один из наиболее интересных инструментов кратковременного планирования. Более детально эта матрица была описана в отдельной статье. Сегодня же мы продолжаем ее изучение и рассмотрим подробную методику работы с ней.

Я искренне советую освоить данный метод каждому человеку. Особенно, если человек стремится к серьезным результатам в своей деятельности. С таким инструментом любой может не только увеличить свою эффективность, но и значительно ускорить свое продвижение ко всем своим целям. А разве не это больше всего интересует того, кто мечтает об успехе?

Мудрый человек всегда опирается на достижения других успешных людей. Он отбирает лучшее из их опыта, тестирует это, и выбирает то, что ему подходит лучше всего. Хорошие инструменты всегда ценятся. Ибо они рассматриваются как мощная поддержка и усиление личных возможностей.

И конечно же, без навыков планирования вообще не стоит говорить об успехе. Поэтому матрица Эйзенхауэра, которая позволяет сделать данный процесс комфортным и удобным, станет хорошим подспорьем для многих людей.

Как работать
с матрицей Эйзенхауэра

В принципе, правильно планировать вовсе не сложно. Для этого нужно лишь уметь концентрировать свои усилия на важных делах и при этом отсекать от своей жизни все лишнее.

Оба эти навыка входят в число самых необходимых навыков, которые следует иметь каждому человеку, что стремится к успеху.

А грамотно подобранные инструменты станут подспорьем в его деятельности. Лучше всего выбирать то, что поможет значительно повысить эффективность своей работы. Достоинство матрицы Эйзенхауэра в том, что она не только позволяет рационально использовать свое время, но и помогает четко придерживаться нужного вектора в своем движении.

В этом как раз и проявляется
истинная сила планирования.

Поэтому каждый человек, который заинтересован в повышении личной эффективности, должен иметь навыки планирования. Путем четкой расстановки приоритетов своей деятельности он может значительно увеличить свою продуктивность. Соответственно, это гарантирует ему более быстрое достижение поставленной цели.

Надеюсь, что, исходя из предыдущей статьи на эту тему, вы четко представляете себе основное назначение матрицы Эйзенхауэра. Ведь она как раз и нацелена на обработку приоритетов задач. А для того, чтобы ее эффективно использовать в своей деятельности, всего лишь надо придерживаться следующего алгоритма.

Шаг 1.
Аудит своих целей.

Для начала проверьте свои цели. Посмотрите, насколько правильно вы их поставили и сформулировали. Напомню, что каждая цель должна быть конкретной и реальной, быть четко сформулированной, а также иметь четкий срок выполнения.

Самое главное для достижения успеха –
это четко поставленная цель.
Все остальное – не более,
чем комментарии к ней.
(Брайан Трейси)

Если у вас несколько целей, их надо как-то упорядочить. Самое важное для вас – выявить свою главную цель на данный период. Выбирайте только ОДНУ. Четкая фокусировка намного увеличит эффективность ваших действий. А после этого обязательно проверьте свою цель на истинность. Для этого надо задать себе следующие три вопроса:

• • Готов ли я проявить упорство для достижения этой цели?
  • Верю ли я в ее достижимость?
  • Насколько четко я понимаю, как ее достичь?

Запомните эти вопросы и данное упражнение. Оно помогает не только разобраться со своими целями, но и представить порядок действий для их достижения. Пусть это будет лишь какие-то предварительные наметки. Но как раз эти действия станут основой вашего будущего плана.

А чтобы не потеряться в своей жизни, такой аудит следует проводить регулярно каждый год (раз в год или раз в полгода).

Шаг 2.
Фокус на важном.

Одна из самых серьезных ошибок, что в своей жизни совершают люди, казалось бы, очень проста. Она заключается в том, что большинство из нас считают ненужным расставлять свои цели по приоритетам.

То, что эти люди мечтают и стремятся к чему-то, это хорошо. Но чаще всего они выставляют перед собой сразу много целей и приписывают им одинаковый приоритет.

В результате они ничего не достигают. Или же имеют в итоге посредственный результат и очень удивлены этому. А причина такого результата лишь в том, что они своевременно не выставили себе приоритеты.

Нельзя сразу покорить несколько вершин!

Поэтому следующий важный навык, которым надо овладеть, – не взваливать на себя слишком много дел. Лично я считаю, что наиболее продуктивно фокусировать свои усилия не более, чем на трех целях. Но выбирать при этом надо действительно самые важные задачи. Вот где пригодится матрица Эйзенхауэра!

Она очень хорошо помогает при краткосрочном планировании – на день или на неделю. Сначала составьте общий список дел. А потом пересмотрите его и расставьте все свои дела по квадрантам, учитывая их важность. Разделите лист А4 на 4 блока и внесите туда все свои задачи. А чтобы не ошибиться, воспользуйтесь следующей подсказкой:

В Квадрант 1 помещаем Неотложные дела; Дела, для которых подходят граничные строки; Дела по разрешение кризисов.

Квадрант 2 – это Задачи по достижению своих целей; Анализ ваших результатов; Планирование новых проектов; Определение перспектив; Налаживание нужных отношений.

В Квадрант 3 помещаем Нужные телефонные звонки; Короткие задачи; Перерывы; Неотложные материалы; Общественные дела.

Квадрант 4 – это Рутинные задачи; Неважные телефонные звонки; Письма; Иные “пожиратели времени“.

Шаг 3.
Конкретный план.

Вот теперь вы готовы для эффективного планирования. В соответствии с заполненными квадрантами составьте план своих действий на день.

То, что хорошо спланировано,
сделано уже наполовину.

Свой день надо начинать с дел важных и срочных (первый квадрант). Еще раз отмечу, что по правилам, он должен быть пустым. Его действенная чистота есть показатель истинного профессионала.

Но не стоит сильно расстраиваться, если поначалу этот квадрант у вас будет заполнен. Любые навыки оттачиваются и все приходит с опытом. Умение правильно планировать – это такой же навык, как и любое другое умение. Чем больше вы будете работать с данной матрицей, тем более вы будете его нарабатывать.

Не так уж страшно, если время от времени в этом квадранте у вас будут появляться какие-то задачи. Более важно, чтобы это не превратилось в тенденцию вашей жизни. Просто стремитесь к тому, чтобы первый квадрант у вас оставался пустым. Рано или поздно наступит время, когда у вас это получится.

Основное ваше внимание должно быть сосредоточено на делах квадранта 2. Если ваши долгосрочные цели четко определены и вы четко видите свой путь для их достижения, то вам нетрудно будет расписать по шагам все подзадачи на этом пути. В этом как раз заключается самый большой секрет успеха. Матрица же поможет вам сохранять нужное направление, не отвлекаясь на неважные дела.

Шаг 4.
Постоянное
внимание на матрицу.

Так или иначе всепроникающая рутина способна полностью заполнить собой жизнь любого человека. Неважные дела возникают словно грибы после дождя.

Хотя в нашей жизни есть и неизбежные рутинные обязанности. Мы должны все это делать. Вопрос только в том, чтобы и они у вас тоже были в общем списке дел и тоже имели свои приоритеты.

Поэтому лучше всего листок с матрицей Эйзенхауэра постоянно держать перед собой. А в течение дня не забывайте поглядывать на него и проверять, то ли вы сейчас делаете.

НИКОГДА
не хватает времени сделать все,
но всегда достаточно времени
сделать самые важные дела.
(Брайан Трейси)

Таким образом, эта замечательная матрица – отличный инструмент, что облегчает предварительное планирование и помогает текущему контролированию. Но это еще не все. Данный инструмент станет вам эффективным помощником и при анализе вашей деятельности.

Матрица может показать вам, сколько времени вы отдаете важным делам, а сколько ненужным и бессмысленным. Такой анализ можно проводить в конце каждого месяца или же сделать его еженедельным. Сами определите тот срок, по которому вы можете объективно оценить результаты своей деятельности.

Так или иначе, регулярный анализ тех задач, выполнением которых вы были заняты в течение выбранного периода, сильно повышает вашу эффективность. Прежде всего, такой анализ позволяет улучшить процесс планирования. А тем самым, избавиться от авралов и убрать из своей жизни хронический цейтнот.

Разве не к этому стремится любой занятый человек?! Никому не нравится тратить кучу времени, сил и энергии на выполнение каких-то второстепенных задач. Которые, кстати, никогда не заканчиваются. И решить которые полностью никто не в силах.

Шаг 5.
НЕТ тому, что отвлекает.

Есть замечательный фильм с интригующим названием “Всегда говори ДА“. Когда он вышел на экраны, то поднял по всему миру огромное движение “дакающих“ людей.

В принципе, вести себя так нужно и это есть правильно. Надо постоянно держать свои глаза открытыми, а уши настроенными, чтобы увидеть и услышать все новые возможности. Вот им-то и надо говорить ДА. И говорить как можно громче.

А вот всему тому, что уводить от благоприятных возможностей, что отвлекает от достижения цели, нужно смело сказать НЕТ. Не секрет, что очень часто такое короткое слово сказать не так уж просто. Особенно, если вас просят о чем-то ваши родственники или друзья. Но этому тоже надо учиться. Ибо

Вы работаете либо на свои цели,
либо на цели других.

Простая истина. Так что всегда оценивайте свое положение и будущие перспективы. Конфликты вам тоже не нужны. Но во многих случаях лучше “перевести стрелки“ – перепоручить кому-то то, что для вас не очень важное. На работе передавайте дела подчиненным, а дома можно пригласить работника, чтобы тот сделал нечто рутинное.

Следующий важный момент – узнайте своих “пожирателей времени“, так сказать, “в лицо“. Чтобы всем им сказать свое твердое НЕТ.

От привычки делать длительные перекуры, просматривать новости и социальные сети, может быть, сразу избавиться не удастся. Но ведь легко можно начать с введения некоторых ограничений, например, в начале ограничьте время просмотра информационной ленты. Или же примите решение, что вы уделите ей минутку только после того, как выполните определенную задачу.

Освободившееся время с успехом вы можете потратить на что-то более важное и нужное для вас.

Тест по оценке
вашей продуктивности

Многим людям сложно оценить свое умение организовывать трудовой процесс. И это закономерно. Нужные навыки не даются нам от рождения. Их надо в себе вырабатывать. Но ведь для этого надо знать, каких навыков тебе не хватает. Тогда будет проще найти техники, что помогут развить нужные качества.

В этом вам поможет прекрасный тест «Умеете ли вы организовывать свой труд». Это брошюра из 8 страниц, в которой помимо теста даны ключи для его расшифровки, а также пояснение к полученным результатам.

Данный тест позволит лучше понять, что же вам мешает добиться успеха, что нужно изменить и что выработать в себе для этого. Он

• покажет, насколько эффективно вы можете действовать для решения поставленных задач;
• поможет определить, что же вам надо сделать для получения более высоких результатов.

Данный тест условно бесплатен. Я подготовила его как ответный подарок на денежную поддержку этого сайта. Меня постоянно спрашивают о том, как можно выразить благодарность за мою работу. Просто. Угостите меня чашечкой кофе. Я его очень люблю и получаю массу удовольствия. А я в ответ отблагодарю вас этим тестом.

Чтобы получить данный тест, внесите 100 руб. на Яндекс-кошелек или WebMoney. Жители Украины на WebMoney могут внести гривну (50 грн.).

Номера кошельков:

WebMoney                 R213267026024 (рубли)
                                          U136906760978 (гривна)

Яндекс-кошелек    410011224648992

При перечислении в Примечаниях укажите свою Фамилию и Имя.

После этого:

1. Напишите мне в Форме обратной связи (разделе Контакты), категория !Финансовые вопросы».
2. Укажите, куда вы перечислили деньги и откуда.
3. Тест вам будет выслан на e-mail, который вы укажите в Форме обратной связи.

Запомните, что ни один человек не может организовать свое время так, чтобы успеть переделать все свои дела. НИКТО. Можно лишь постараться сделать как можно больше. И в этом вам поможет лишь одно – грамотное планирование. А работа над своей эффективностью даст результаты лишь после этого.

Самый большой секрет успешных людей в том, что они не хватаются за все. И не стараются все сделать сами. Матрица Эйзенхауэра – самый действенный инструмент, который помогает им на практике разобраться, что же и как нужно делать. Миллионы людей вот уже более полувека используют данную методику и подтверждают ее эффективность.

Еще по теме:
Достижение поставленных целей
и умение организовывать себя