Как правильно распределять время

Высокий темп современной жизни неизбежно заставляет задуматься, как правильно и рационально распределять свое время. Несмотря на множество разнообразных методик тайм-менеджмента, и в наши дни этот вопрос все также  актуален. Более того, сейчас он стал острее из-за необходимости выживать в условиях жесткого рынка труда. Каждый может овладеть представленной в статье простой техникой распределения своего времени, что станет для него существенным подспорьем при решении любых жизненных задач.

Как правильно распределять время

Сегодня мы не будем рассматриваться конкретные техники тайм-менеджмента. Подробное описание самых эффективных из них вы можете найти на этом сайте по следующим ссылкам:

• Матрица Эйзенхауэра
• Техника деления времени 45/15
• Помидорная техника
• Техники повышения продуктивности
• Правильные вопросы для повышения эффективности

Цель данной статьи – дать вам конкретный простой инструмент  управления временем. Настолько простой, чтобы с его помощью любой человек мог эффективно действовать как в обычной жизни, так и при движении к своим целям.

ИСТОКИ УМЕНИЯ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ

Прежде, чем приступать к управлению своим временем, попробуйте оценить эффективность своей работы со временем на основе распорядка дня на неделю.

• Составьте список всех дел на неделю. В него мы включаем все дела, которые требуют временных затрат. Например, учеба, работа, самоподготовка, сон, еда, прогулки, отдых, хобби, спорт, общение с родными и друзьями, домашние дела и т.д.
• Возле каждого пункта поставьте количество часов в неделю, которые вам нужны или вы бы хотели выделить для этого дела при условии, чтобы оно было выполнено хорошо. Пока что не сопоставляйте между собой отдельные цифры, анализируйте лишь задачи.
• Сложите цифры, что вы написали.

Вот теперь пришло время посмотреть на итоговое число. В неделю мы имеем только 168 часов (7 х 24). Как правило, у многих при составлении подобного списка получается сумма в 2-3 раза больше. Интересно, что же получилось у вас. Напишите, пожалуйста, в комментариях свое итоговое число и свои мысли по этому поводу.

Теперь попробуйте переписать свой список так, чтобы ограничить себя 168 часами. Нетрудно заметить, что есть лишь два способа рационально сделать это:

• Уменьшить количество часов в неделю на какие-либо пункты.
• Уменьшить количество пунктов.

В первом случае вы неизбежно потеряете качество и эффективность. Поэтому второй путь предпочтительнее и правильнее.

СОКРАЩЕНИЕ ЗАНЯТИЙ В ВАШЕЙ ЖИЗНИ НЕОБХОДИМО,
ЕСЛИ ВЫ ХОТИТЕ ВИДЕТЬ ЕЕ ЭФФЕКТИВНОЙ.

ЧТО НАДО УЧИТЫВАТЬ
ДЛЯ ПРАВИЛЬНОГО РАСПРЕДЕЛЕНИЯ
ВРЕМЕНИ ДНЯ

Время – один самых ценных ресурсов человека. К сожалению, он невозвратный. Вы никогда не вернете время, что уже прошло. И если вы его потратили впустую, то это минус в вашей жизни. Вы упустили не только время, то и кусочек своей жизни.

Часто люди говорят, что им не нужны системы управления временем. Они не ведут списков дел, утверждая, что все держат в голове. При этом они заверяют, что этого достаточно, ибо они хорошо помнят  все, что нужно.

Наверняка, что-то они помнят. Но при этом буксуют на своем жизненном пути. Потому что действуют неэффективно.

Возможно, этим людям не надо большего. Им по вкусу обычная посредственная жизнь. Думаю, что таких людей среди читателей этой статьи нет. Ибо подобные личности попросту не будут искать в интернете подобную информацию.

Эта статья для тех, кто ставит себя выше посредственности, у кого грандиозные мечты и высокие цели. Вот этим людям важно правильно распределить свои усилия. Они хотят неуклонно продвигаться к своим целям.

Есть три маркера, которые четко указывают, что человек действует не эффективно. Это явные индикаторы того, что человек просто не умеет правильно распределять свое время.

1. Чрезмерная занятость.
   Если человек постоянно утверждает, что у него дел «выше крыши» и некогда даже поднять голову и взглянуть вверх, то это четкий сигнал, что он – не хозяин своего времени и жизни.
2. Хроническая усталость.
   Постоянная усталость есть отражением того, что человек взваливает на себя слишком много задач. Помимо неэффективного расходования времени он забывает о себе и о необходимости энергетической подпитки организма..
3. Отсутствие фокусировки.
   Хорошо, когда человек имеет много целей. Но плохо, если при этом он хватается сразу за все и стремится достичь результатов сразу во многих аспектах. В итоге он попадает в ловушку чрезмерной занятости, но ничего при этом не достигает.

В принципе, все три маркера показывают одно и то же:

БЕЗ ФОКУСИРОВКИ НЕТ РЕЗУЛЬТАТА,
НЕСМОТРЯ НА ТО,
ЧТО ЧЕЛОВЕК ПОСТОЯННО ЗАНЯТ И ВКЛАДЫВАЕТ МАССУ СИЛ.

Вот тут самое время остановить свой бег по кругу и осознать три важных момента:

1. Каждый день дарит нам лишь 24 часа.
2. 40-50% из этого времени уходит на поддержание основных потребностей (сон, еда, отдых и др.). Это примерно 10-12 часов в день.
3. Мы можем управлять лишь тем временем, что осталось. Это примерно 50-60% нашего дня.

И от того, как вы сумеете распорядиться этим временем, будет зависеть ваша жизнь. Человек сам определяет, останется ли она посредственной или станет грандиозной.

ПРИТЧА ДНЯ:
КАК РАЦИОНАЛЬНО РАСПРЕДЕЛЯТЬ СВОЕ ВРЕМЯ

Есть прекрасная притча о том, сколько дел и каких именно можно вместить в один день.

Профессор начал лекцию с того, что показал студентам обычную банку. Банка как банка, правда внушительных размеров. Студенты были заинтригованы. Профессор тем временем засунул руку под кафедру и вынул оттуда корзину с большими камнями. Аккуратно он наполнил ими банку. И обратился к аудитории с вопросом, полна ли банка.

– Конечно, конечно, – послышался в ответ хор голосов.

Профессор улыбнулся, засунул руку под кафедру и вынул оттуда миску с галькой. Он легко посыпал ее камни. Затем слегка потряс банку и еще немного досыпал. Галька очень комфортно расположилась между большими камеями. Профессор удовлетворительно крякнул и вновь улыбнулся. Затем опять спросил, полна ли банка.

Студенты слегка опешили. Но быстро пришли в себя и заверили, что банка заполнена до краев.

Профессор ничего не сказал на это. Он открыл коробку, что стояла у него на кафедре. В ней был песок. И весь он вошел в банку. Он полностью занял все свободное место между содержимым банки, наполнив ее до краев. И вновь профессор спросил, полна ли банка.

Аудитория была в ударе. Все закричали: «Полна полнешенька!»

А профессор вынул из портфеля бутылку с водой. Всю ее он вылил в банку. Студенты были в восторге.

Когда шум затих, профессор произнес:

–  На всю свою жизнь крепко запомните то, что вы сегодня видели. Эта небольшая демонстрация учит нас, как распределять свое время. Представьте себе, что банка – вся ваша ЖИЗНЬ. Большие КАМНИ символизируют самые важные и значимые для вас вещи: семью, здоровье, детей, хобби. Они наполняют нашу жизнь смыслом,  даже если нет всего остального. ГАЛЬКА – это вещи, важные только вам: работа, дом, машина. ПЕСОК – это все остальное, обычные мелочи жизни.

Если сначала заполнить банку песком, в ней не останется места, чтобы разместить камни и гальку. То же происходит и в жизни. Если тратить время на мелочи, у вас нет возможности заняться важными и интересными делами.

Надо четко осознавать свои приоритеты, знать, что для меня есть самое важное. И четко представлять себе, что все остальное – просто песок.

–  А как же вода? – закричали студенты.

Профессор улыбнулся и сказал:

–  Очень хороший вопрос. С ее помощью я хотел показать вам, что в жизни всегда есть место приятным моментам. Даже, если наполнена делами, всегда можно найти то, что украсит ее.

ПЕРВИЧНЫЙ АНАЛИЗ
ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

Надеюсь, что эта глубокая притча вам понравилась. Напишите в комментариях, на какие мысли она вас натолкнула. Самый главный вывод, что надо сделать на ее основе, звучит так:

В ЖИЗНИ ВАЖНЫ ПРИОРИТЕТЫ.
ВСЕ НАДО РАССТАВЛЯТЬ В ОПРЕДЕЛЕННОМ ПОРЯДКЕ.

Каждый человек сам определяет, что в его жизни символизируют  объекты притчи. Например,

• Камни – семья, новые навыки, карьера, большие проекты.
• Галька – самореализация, учеба, хобби.
• Песок – рутинная работа, уборка дома,
• Вода – просмотр фильмов, чтение книг.

Напишите в комментариях, а что для вас есть Камни, Галька, Песок и Вода. И поделитесь, чем вы основном заполняете свою «банку». Заполняете ли вы ее песком настолько, что на другое не остается места? Или же у вас все складывается гармонично.

Если же у вас все хорошо разложилось по этим четырем категориям, тогда решите, какую часть своего управляемого времени вы можете потратить на каждую категорию. Достаточно ли вам 50% этого времени на Камни? Или же вам хочется выделить на это немного больше?

Уменьшать этот проценту не стоит. Если каждый день вы по крайне мере 6 часов делаете действительно важные для вас дела, то можно сказать, что вы эффективно управляете своим временем.

Оставшееся время распределите между Галькой, Песком и Водой. Здесь уже совершенно не важно, как вы будете делить свое время. Важно то, что мелочи не будут мешать тому, что в вашей жизни главное. И не будут препятствием вашему движению вперед.

Если же вдруг вы обнаружите, что у вас слишком много такой мелочи и она реально вам мешает, то задайте себе три вопроса:

1. Почему так происходит?
2. Что я могу делать меньше?
3. Что я могу вообще не делать?

Как вы видите, свое время можно легко проконтролировать, даже не прибегая к сложным методикам тайм-менеджмента.

ХОРОШЕЕ УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ – ЭТО ЗНАТЬ,
ЧТО ВАЖНО, И ДЕЛАТЬ ЭТО БОЛЬШЕ ВСЕГО.

10 СОВЕТОВ ДЛЯ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ

Даже одного вышеописанного приема будет достаточно, чтобы ваша жизнь разворачивалась по желаемому вектору. В то же время есть еще другие приемы, которые помогут вам увеличить свою эффективность. Например, попробуйте воспользоваться хотя бы частью из следующих 10 советов. И просто наглядно будете удивлены, насколько повысилась ваша эффективность управления временем.

1. Всегда заранее составляйте список дел на день. Это улучшает организацию дня, не позволяет забывать как о важных, так и второстепенных задачах. Готовый список перед глазами позволяет не тратить время на обдумывание того, чем бы сейчас заняться. А также эффективно использовать возникающее свободное время.
2. Ранжируйте все дела по важности. Для этого хорошо воспользоваться квадрантами матрицы Эйзенхауэра. Можно представить, что I квадрант – это ваши Камни, II квадрант – Галька, III квадрант – Песок. Всегда упорядочивайте свой список дел по степени важности. В его начале должны стоять наиболее важные дела.
3. Еще раз пересмотрите список дел и сгруппируйте похожие действия вместе. Например, можно выделить время, чтобы сделать все телефонные звонки, просмотреть свой почтовый ящик, отсортировать входящие письма и ответить на то, что надо. Такая группировка очень важна, так как переключение между разными видами деятельности занимает много времени.
4. Отыскивайте пересечения дел. Иногда можно запланировать два дела на одно и то же время. Например, можно запустить стирку и заняться чем-то другим, пока стиральная машина будет себе работать. Можно совместить выпечку и чтение. При поездке в транспорте легко отвечать на сообщения и просматривать новости.
5. Старайтесь избегать потерь времени. Конечно, есть так называемые «карманы времени», которые возникают не по вашей вине. Но и такие карманы времени можно использовать с пользой. Не допускайте потерь времени из-за отвлечения на непродуктивные действия, типа незапланированная проверка электронной почты, спонтанная уборка стола и т.п.
6. Избегайте отвлекающих факторов. У каждого человека есть свои моменты, что мешают ему концентрироваться или же нарушают его концентрацию. При работе в офисе это могут быть обращения коллег (личные или по телефону). Дома могут отвлекать родные или дети. Установите время общения и попросите е тревожить вас в иные промежутки. Телефон вообще лучше ставить га беззвучный режим.
7. Найдите хорошее место для работы, где вы наиболее продуктивны и собраны. Если вы работаете дистанционно, а дома невозможно наладить рабочий процесс, то можете подыскать себе подходящий вариант вне дома. Самый лучший, но и дорогой вариант, – коворкинги. Они предназначены для того, чтобы создать все условия для комфортной продуктивной работы. Кроме этого, можно воспользоваться антикафе, обычным кафе или даже библиотекой.
8. Организуйте свое рабочее пространство. В любом случае ваше рабочее место должно располагать к работе. Держите свой стол в чистоте. Беспорядок на столе отражает беспорядок в голове. Продумайте порядок расположения нужных вещей. Он должен вдохновлять вас на продуктивную работу. Маленькая хитрость – перестановка вещей на столе устраняет монотонность ежедневной работы. Воспользуйтесь Фэн-шуй.
9. Убедитесь, что вы знаете где вы и сконцентрированы на деле. Перед тем, как приступить к работе, соберитесь с мыслями. Отложите в сторону все проблемы. Мысленно представьте то, чем вы будете заниматься. Подумайте о том, как вам лучше всего добиться поставленных целей. И только потом приступайте к работе.
10. Делайте больше в самые продуктивные часы. Исследуйте свой биоритм. Одни люди – совы, другие – жаворонки, а вы кто? В какое время вы наиболее активны? Работайте в лучшее время. Ведь в течение дня у каждого человека есть несколько периодов подъема и упадка сил.

МНОГИЕ ДУМАЮТ, ЧТО ДОЛЖНЫ РАБОТАТЬ БОЛЬШЕ,
ЧТОБЫ ДОБИТЬСЯ УСПЕХА.
ЧАЩЕ ВСЕГО ИМ ПРОСТО НАДО РАБОТАТЬ УМНЕЕ.

КАК НЕ ВЫЙТИ ИЗ ВРЕМЕНИ ГРАФИКА

Одна из самых сложных задач при стремлении рационально спланировать свой день заключается в том, как выдержать составленный график, если тебе постоянно мешают и прерывают твою работу.

На этот случай есть очень простое решение. Тем не менее, это результативный подход. Вам просто надо внести в свое расписание временные интервалы для прерывания.

Все те, кто использует данный подход, единодушно утверждают, что это самый мощный совет по управлению времени.

Чтобы организовать такой подход наиболее эффективно, надо учесть два важных момента.

1. В вашем плане (или неделю) должно быть выделено определенное количество времени, когда вы будете заниматься делами других.
   Обычно, когда во время работы, если вам звонят или подходят, вы бросаете то, чем вы были заняты, и уделяете внимание этому человеку. Причем для вас не важна его проблема. Но потом вам нужно около 20 минут, чтобы вернуться к тому уровню концентрации, который до момента прерывания был у вас.
   Когда вы запланируете время для других, вы работаете более продуктивно
2. Надо четко придерживаться своего графика и общаться с другими только в то время, когда вы это запланировали. Так вы не только можете сделать больше, но и у вас будет больше времени для других.

Сколько времени необходимо планировать для других, определяется индивидуально, опытным путем. Руководителю большого коллектива нужно больше времени, чем менеджеру низшего звена. Маме, что работает дома, может понадобиться еще больше, чтобы позаниматься с детьми. Но все же большинство людей утверждает, что наиболее оптимально планировать это время до или после обеда. Так они получают перерыв в работе. И потом с новыми силами продолжают ее.